10 PRINCÍPIOS DA QUALIDADE TOTAL Disseminação de informações (8o princípio)

Olá pessoal!

Continuando nossa conversa vamos prosseguir falando sobre 8o princípio da gestão da Qualidade Total, a disseminação de informações e sua internalização no nosso dia-a-dia.

A prática da disseminação de informações  pode ser avaliada/percebida:

  • Pelo grau de informação que a organização se permite compartilhar com seus funcionários,
  • Pelo conhecimento que eles têm das políticas, da visão e missão,
  • Da forma como eles sentem a maior transparência no fluxo das informações
  • Da sinceridade como a empresa se comunica com seus clientes

Evidentemente que este princípio se completa com o segundo princípio, o da participação.

A forma como a empresa se comunica com seu público interno e externo vai propiciar um melhor alinhamento das expectativas que todos têm em relação ao negócio e evita focos distorcidos dos caminhos tomados pela organização.

Conta uma estória que três pedreiros estavam trabalhando na mesma atividade e lhes foi perguntado o que estavam fazendo:

O primeiro respondeu: “ —  Estou assentando tijolos.”

O segundo assim disse: “ — Estou fazendo uma parede.”

E o terceiro: “ — Estou construindo uma catedral.”

Quando a informação é mal disseminada gera diferentes visões entre as pessoas envolvidas e é comum eu encontrar durante meus trabalhos de diagnóstico organizacional situações deste tipo.

Encontro empresários e líderes em geral que têm muita deficiência em se comunicar com as pessoas e, a comunicação é o meio mais eficaz para se disseminar as informações. Entretanto, investir nesse princípio implica em quebrar uma série de paradigmas de comportamento adquiridos ao longo de nossa vida, seja no campo profissional, seja no campo pessoal:

  • Aceitar que comunicamos mal e isso pode ser verificado no momento em que aqueles que convivem conosco respondem: “ — Não entendi que era isso que você queria…”; ou quando mandamos fazer de um jeito é feito de outro jeito; ou ainda “ — eu não sabia que era para ser feito assim…”; e assim por diante;
  • Perder a mania de falar para as pessoas: “ — Você não entendi o que eu disse…” e aprender a praticar a empatia dizendo: “ — Não me expressei de forma que você entendesse o que eu preciso…”
  • Comunicar-se mais com o mundo: não use tanto o e-mail (principalmente o intra mail), procure se fazer mais de corpo presente com as pessoas; principalmente se você é líder, pois as pessoas precisam se sentir seguras com a sua presença (nota: se elas se sentem mais seguras com sua ausência é porque você não sabe se comunicar e precisa aprender)
  • Não valorizar a disseminação de informações: é comum ouvirmos “… trabalhe mais e converse menos…”; se esta atitude denotar excesso de autoridade o “conversar” entre as pessoas pode significar busca de informação, portanto cuidado; converse mais com seus subordinados e assegure que a informação é de fato divulgada.
  • Acreditar que sua comunicação ocorre sem sua presença: “… tenho caixa de sugestões, ouvidoria, SAC etc…”; veja que casos de sucesso em nossa economia apresentam até o presidente da empresa em contato com o cliente e com os funcionários.

Disseminação de informações-004Quando a empresa pratica este princípio significa que usa ferramentas gerenciais adequadas para tal, monitorando-se através de questões que devem ter respostas afirmativas (e podem ser evidenciadas) como:

 

 

  •  Nossa política, visão, missão e valores organizacionais são divulgados em todos os níveis;
  • Toda informação é ágil, precisa e confiável e isto evita boatos e situações de insegurança em qualquer nível organizacional;
  • Processos representativos são planejados e documentados de forma a assegurar que são executados dentro de uma base mínima de planejamento;
  • O gerenciamento e a tomada de decisões é feito com base em fatos e dados o que minimiza o risco e dá maior segurança à liderança;
  • Nenhuma pergunta fica sem resposta e o meio no qual a informação entra é o mesmo utilizado para sair e sempre assegurado que há compreensão mútua;

E como nós, pessoas dentro da organização, internalizamos este conceito em nossa vida dentro — e fora — da organização, ou seja, como nos tornarmos indivíduos disseminadores de informação? Temos nossos clientes, todos nós, aqueles que esperam algo de nós:

  • Quem espera informação de nós (pais, filhos, companheiros, amigos etc.)?;
  • Como espargimos nossa informação ou nos comunicamos com o mundo?;
  • Nossa comunicação impacta positivamente àqueles que nos cercam?;
  • Nossa comunicação expressa, falada e escrita é compreendida?;
  • Tomamos decisões baseados em fatos e dados?

Alguma dicas para melhorarmos nisso ou, pelo menos praticarmos nossa comunicação com o mundo e compreendermos o mundo e assim sabermos disseminar melhor nossas informações:

  • Melhorar sempre a comunicação falada e escrita; expor para as pessoas seus objetivos de vida em todos os planos;
  • Falar uma segunda língua sempre que possível;
  • Ser bom ouvinte, para ter certeza de processar a informação que entra adequadamente;
  • Saber interpretar a comunicação tácita entre pessoas e na organização;
  • Viajar (é importante para conhecer como outras pessoas trocam informações);
  • Visitar outras organizações (é importante para conhecer outros sistemas de disseminação de informações); e
  • Tomar decisões baseadas em fatos e dados e não em “achismos”.

Finalmente, incorporar estas atitudes em seu dia a dia vai ajudar a disseminar informações de forma mais coerente vai se tornar uma pessoa confiável e atrair pessoas para perto de você pois se agir assim será alguém com atitudes mais firmes, que conversa de forma sincera e com base em fatos e acredita que a solução do problema existe sempre e, se não existe, é porque os fatos assim comprovam que aquilo não é um problema.

Até breve!!!

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